为高标准、高质量完成“挑战杯”系列赛事的服务保障工作，确保赛事活动安全有序、顺畅高效开展，6月13日，音乐学院团委书记郜梦君召集音乐学院志愿者们在集美楼423室召开赛事报道与接待工作专项部署会。负责赛事报道与接待工作的全体学生志愿者参会，会议对赛事当天的各项任务进行了全面、细致的安排部署。
会议伊始，郜梦君老师强调了本次“挑战杯”赛事服务工作的重要性。她指出，“挑战杯”是展示全省高校学子创新精神与实践能力的重要平台，我院报道组与志愿者团队是学校对外展示风采的重要窗口，更是保障赛事平稳有序开展的重要力量。
郜老师要求，全体工作人员要以高度的责任担当、饱满的工作热情和严谨细致的工作态度履职尽责，高标准、高质量完成各项服务任务，全力保障赛事工作万无一失，充分彰显山西应用科技学院音乐学院学子的良好风貌与优良素养。
随后，郜老师对本次赛事服务工作进行全面统筹部署，细化岗位分工，明确工作标准、规范流程与责任归属，对仪容纪律、物料筹备、接待对接、物资交接等重点工作作出统一要求。
在纪律形象方面，郜老师明确了赛事当天的到岗时间、服务时长及仪容仪表规范，要求全体成员严格遵守考勤要求，统一着装、规范配饰仪容，以整洁干练、精神饱满的良好状态开展志愿服务，树立学院良好形象。
在物料筹备工作上，要求工作人员认真做好各参赛高校的赛事资料、配套物料的整理、核对与分装工作，细致梳理各类物资，做到分类清晰、物资齐全，杜绝纰漏和失误，保障物资发放工作有序推进。
在后勤接待方面，团队需扎实做好各参赛院校师生的住宿信息统计、核对与汇总工作，积极配合对接其他高校志愿者，精准梳理相关信息，夯实赛事后勤保障基础，为赛事顺利开展提供有力支撑。
最后，针对校旗收集交接重点工作，会议作出专项部署，要求工作人员认真完成各高校校旗的收集、标注与妥善保管工作，严格按照流程完成交接，严守工作细节，保障开闭幕式等核心赛事环节顺利开展。
郜老师特别强调，赛事服务工作千头万绪，细节决定成败。全体成员要发扬不怕苦、不怕累的精神，提前熟悉工作流程，遇到问题第一时间上报、协调解决，严禁擅离职守。同时，要秉持热情周到的服务态度，主动为参赛师生提供帮助，展现我院学子的良好素养与服务水平。
此次专项会议的召开，进一步明确了报道组全体成员的工作职责与工作标准，统一了思想、凝聚了共识，为后续赛事服务工作的高效、有序开展奠定了坚实的基础。全体成员纷纷表示，将以最饱满的热情、最严谨的态度投入到备赛工作中，圆满完成各项任务，为学校争光添彩。
